Manuel fakturahåndtering

I mange virksomheder kører dette bilagsflow på manuel maner forstået på den måde, at fakturaerne modtages enten via mail eller post. De elektroniske fakturaer udskrives, og der opstår et fysisk bilag. Alle disse papirsbilag transporteres til personen, der er ansvarlig for fakturagodkendelse. Personen godkender fakturaerne og sender dem videre til personen, der er ansvarlig for bogføringen og betalingen. Det er selvfølgelig muligt, at en person står får flere arbejdstrin. Og det er også muligt, at de forskellige fakturaer skal godkendes af forskellige personer i virksomheden. 

Når den ansvarlige bogholder modtager fakturaerne, skal de bogføres og lægges til betaling i banken og arkiveres. 

I denne manuelle proces er der mange ting, der kan gå galt. Fakturaer, bonner og kvitteringer kan blive væk, der kan opstå dobbelt betaling, det er en tidskrævende proces, det kan være svært at finde dokumenter efterfølgende osv. 

Halv automatiseret fakturahåndtering 

Nogle virksomheder kører med et halv digitaliseret bilagsflow, hvor leverandørfakturaer modtages digitalt eller via post, og hvor bonner og kvitteringer kommer i papirform. Efterfølgende godkendes dokumenterne som beskrevet ovenfor og afleveres til den ansvarlige bogholder til bogføring og betaling. Bogholderen sørger for at digitalisere bilagene via en app, scanner eller lignende og efterfølgende gemmes fakturaerne online i dropbox eller andre lignende digitale bilagsarkiveringsløsninger.

Denne løsning gør det lidt mere overskueligt at finde dokumenterne, men er fortsat en tidskrævende måde at håndtere bilag på. 

Hel automatiseret og digitaliseret fakturahåndtering

Med fuld digitaliseret bilagshåndtering og eletronisk fakturagodkendelsessystem optimeres virksomhedens arbejdsgange, og der spares tid.

Alle leverandørfakturaer sendes elektronisk via en særlig mail. De bonner og kvitteringer, som modtages i papirform gøres elektroniske ved hjælp af en bilags app til smartphones. Så snart bilagene eller kvitteringer er scannet via appen, kan man i princippet krølle bilaget sammen og smide det i skraldespanden. Alle bilag, både dem som er sendt via bilags appen, og dem som er sendt via mail, overføres til et online bilagsscanningssystem, som aflæser leverandør, dato, beløb, forfaldsdato etc. Herefter overføres bilagene til godkendelse hos den eller de i virksomheden, der har ansvaret for bilagsgodkendelse. De personer der har ansvaret for fakturagodkendelse logger på bilagsgodkendelsessystemet enten via mobilen, tablet eller computer og godkender eller afviser bilagene. Godkenderen kan godkende bilag hvor som helst og når som helst.

Det er nemt at oprette regler for, hvem der skal godkende bilag, og der kan sagtens være flere end en godkender i systemet.

Så snart bilagene er godkendt overføres bilagene til bogføringsprogrammet, og den ansvarlige person for bogføringen kan nu bogføre bilagene samt indlæse dem til betaling i banken. 

I denne proces går ingen bilag tabt, private udlæg der sendes via bilags appen tilbagebetales til den, der har haft udlægget, leverandører får deres betaling til tiden, det er let at finde et bestemt bilag, alt er online og uanset hvor eller hvornår kan økonomisystemet og bilagene tilgås, blot der er adgang til internettet. 

Fakturagodkendelsesflowet er simpelt og tidsbesparende, og virksomheden får et helt andet og meget lettere bilagsflow og fakturahåndtering. 

Få mere at vide om automatiseret og digitaliseret bilagshåndtering – book et møde med en af vores bogholdere.